Reporting ACHATS RESPONSABLES Pourquoi un reporting ?

Reporting ACHATS RESPONSABLES

Pourquoi un reporting ?

Le reporting aide les acheteurs publics à déployer des indicateurs utiles pour une bonne maîtrise de la démarche Achats Responsables.

Il ne faut pas, cependant, monter une usine à gaz.

Les indicateurs doivent être :

– pragmatiques (et peu nombreux !)

– réalistes (en lien avec la pratique interne réelle)

Ces indicateurs permettent de mesurer la performance de l’achat.

Ils permettent de calculer les progrès faits et le chemin à parcourir.

Ces indicateurs doivent être pensés en amont de la démarche.

Le reporting peut être utilisé en interne :

– valorisation des bonnes pratiques

– mesure de la démarche et actions correctrices

– arguments pour convaincre en interne

Mais le reporting peut également être utilisée n externe :

– communication à travers un bilan ou un rapport

– Eléments factuels extra-financiers

– Sensibiliser les fournisseurs à la R. S-E.

Quelques indicateurs :

– Pourcentage de consultations avec une exigence RSE

– Pourcentage de fournisseurs ayant une démarche RSE

– Pourcentage de consultation en prenant en compte le coût global

Critères : comment prendre en compte le coût du cycle de vie ? Et comment éviter les pièges ?

Critères : comment prendre en compte le coût du cycle de vie ? Et comment éviter les pièges ?

Vous voulez introduire dans vos critères de notation un critère relatif au coût au cycle de vie.

Cela peut modifier l’évaluation du prix en internalisant les coûts relatifs à l’acquisition des matières premières, à l’utilisation de l’énergie, aux frais de maintenance, aux coûts de transport, aux coûts liés à la fin de vie etc.

Certains de ces coûts vont alourdir le prix, car ils sont décaissés. D’autres peuvent alèger le prix comme des recettes liées à la valorisation des déchets.

A-t’on le droit d’introduire un tel critère ?

Oui car il existe un lien avec l’objet du marché et ses conditions d’exécution.

L’acheteur a-t il le droit de prendre en compte dans la comparaison des offres de telles caractéristiques ?

Oui à condition d’indiquer dans les documents de consultation les données que doivent fournir les candidats et la méthode utilisé pour calculer le prix du cycle de vie sur cette base.

Conclusion.

Agir avec prudence

Indiquer les sous-critères ?

Critères et sous-critères : Est-il suffisant d'indiquer seulement les critères et leur pondération ?

Quel est le risque pour un acheteur public qui n'indique que les critères dans les documents de consultation?

Il y a deux manières de considérer les critères et sous-critères :

– Ces critères et sous-critères ne
reflètent aucune attente particulière
de la part de l'acheteur public (Cas 1)

– Ces critères et sous-critères sont susceptibles d'avoir une incidence
sur l'élaboration des offres par les
candidats (Cas 2)

Dans le Cas 1 : il n'est pas indispensable d'indiquer les sous-critères, ni leur pondération respective.

Dans le Cas 2 : la procédure peut être remise en question si les sous-critères et leur mise en œuvre ne sont pas indiqués.

Conclusion
Par prudence : n'hésitez pas à indiquer les sous critères et leur pondération.

Clauses de réexamen (suite)

Dans certains cas, l'acheteur public peut anticiper certaines modifications du marché public.

Par exemple, grâce à l'expérience acquise lors de marchés publics précédents, l'acheteur public peut vouloir préciser, dans les documents de consultation, quelles seraient les modifications
possibles.

A partir du moment où ces modifications
seraient anticipées et signalées comme des clauses de réexamen, ces modifications, quelque soit leur montant, sont dispensées d'une nouvelle procédure
de publicité et de mise en concurrence.

Le fait de faire figurer des clauses de réexamen dans le dossier de consultation permet par conséquent de simplifier fortement les modifications en cours
d'exécution du marché public.

Attention : ces clauses pourront être ùn applicables et rejetées par le juge administratif si elles sont rédigées de manière insuffisamment précise et claire.

Comment s'assurer que les clauses de ré-examen soient applicables ?

Ces clauses de réexamen doivent être
décrites de manière chiffrée afin qu'il n y ait pas d'ambiguité. La nature des modifications doit être décrite de manière compréhensible, et qui ne puisse pas
être interprétée de plusieurs façons.

Surtout, les clauses de réexamen doivent
prévoir les modalités de leur mise en œuvre :

– Quand peut-on les déclencher ?
– Y-a-t-il des conditions nécessaires ?
– Délais de mise en œuvre.

Les clauses de réexamen peuvent prévoir des tranches optionnelles, les reconductions, les prestations complémentaires et les révisions de prix etc

Comment savoir si une modification d’un marché public peut être considérée comme « substantielle » ?

Clauses de réexamen (suite) :
comment savoir si une modification d'un
marché public peut être considérée comme
"substantielle" ?

Contexte : Vous avez passé un marché public, qui est actuellement en cours d'exécution (A
noter : il est primordial que le marché' soit en
cours de validité.)

Question : A votre initiative ou à l'initiative du
titulaire, vous voulez introduire une modification du marché public.
quelles sont les questions à se poser pour savoir si la modification est substantielle ou pas ?

Importance de la réponse : si la modification est "substantielle", elle doit donner lieu à une mise en concurrence après publicité.

Méthodologie :
Pour évaluer le caractère "substantiel" ou pas de la modification, vous devez avant tout répondre à la question suivante :

1- La Modification que j'envisage, si elle avait
figuré dans les documents de consultation lors de la passation, aurait permis l'admission de
soumissionnaires autres que ceux initialement admis ?

2- Cette modification envisagée aurait permis
de retenir une offre autre que celle retenue ?

3- Cette modification envisagée étend le marché à des services non initialement prévus, dans une mesure importante.

Si la réponse est "Oui" à une au moins de ces
trois questions, la modification est, juridiquement, substantielle. Elle doit par conséquent faire l'objet d'une publicité et d'une mise en concurrence.

Quizz. Révision de prix

– Révision de prix

Question 1 : Vous avez passé un marché de
travaux d'une durée de 16 mois. Vous avez prévu
dans le D. C. (dossier de consultation) une révision
que pour les travaux> 12 mois.

Que pensez-vous de cette clause ?

Question 2 :
Une clause de révision de prix est-elle toujours
basée sur des indices
Réponse 1 VRAI FAUX

Une clause de révision de prix s'applique
toujours à partir du premier euro (on ne peut
pas imposer un seuil de déclenchement de
la révision)
Réponse 2 VRAI FAUX

Une clause de révision de prix ne peut jamais
être plafonnée.
Reponse 3 VRAI FAUX

Une clause de révision de prix est toujours
la même durant tout le marché. Une clause
de réexamen qui modifierait la révision du
prix est strictement interdite
Réponse 4 VRAI FAUX

Une clause de révision de prix doit être
modifiée si elle est défavorable à l'entreprise
Réponse 5 VRAI FAUX

Réponses
Question 1 : A priori c'est possible. Attention
cependant à vérifier que les travaux ne sont pas soumis
à des variations de prix "mouvantes" (énergie par
exemple). D'autre part, "travaux> 12 mois" peut être vague

Question 2 Réponse 1 FAUX, Réponse 2 FAUX
Réponse 3 FAUX Réponse 4 FAUX
Réponse 5 FAUX

TEST Modalités de modification des contrats en cours d’exécution.

Question 1 : Le régime de modification des contrats en cours d'exécution est en contradiction avec les jurisprudences précédentes de la Cour de Justice de l'Union Européenne. Il s'agit d'un régime de modification totalement nouveau.

VRAI FAUX

Question 2 : Quand un marché public, quelque soit son montant, est modifié par une clause de ré-examen, cette modifications n'est pas soumiseà une nouvelle procédure de publicité et de mise en concurrence.

VRAI FAUX

Question 3 : Pour ne pas encourir la qualification de modification dite "substantielle", la modification envisagée ne doit pas excéder 50% du montant du marché initial.

VRAI FAUX

Question 4 : Les modifications du montant du marche initial ne doivent pas faire dépasser au montant
total nouveau du marché les sauts de passation.

VRAI FAUX

Question 5 : Une clause de ré-examen peut prévoir de modifier la formule de révision des prix sans avoir à faire un avenant ou sans indemniser le titulaire.

VRAI FAUX

Réponses.. Question 1 Faux. Question 2 Vrai
Question 3 : Faux (10% Fournitures ou Services,
15% Travaux) Question 4 : Faux (Ce sont les
augmentations totales qui ne doivent pas dépasser les seuils) Question 5 Vrai